INFORMACJA O DANYCH OSOBOWYCH
Podmiotem przetwarzającym dane osobowe oraz, w szczególnych przypadkach, Administratorem jest „Global GPS Sp. z o.o.”, z siedzibą w Siedlcach, ul. Brzeska 65 lok 8 zwany dalej GLOBAL GPS.
W celu świadczenia usług GPS GLOBAL GPS gromadzi, przechowuje i przetwarza dane osobowe powierzone jej przez Użytkownika. Dane są zbierane, przetwarzane i przechowywane wyłącznie w celu wykonania i realizacji Umowy. Firma GLOBAL GPS nie przekazuje danych osobowych innym podmiotom, chyba, że Użytkownik wyda wyraźnie taką dyspozycję.
Dane osobowe Użytkowników
W celu wykonania Umowy firma GLOBAL GPS przechowuje i przetwarza następujące dane: imię, nazwisko, nazwę Użytkownika oraz dane kontaktowe (adres korespondencyjny, e-mail, numer telefonu) Użytkownika oraz osób wskazanych przez Użytkownika jako uprawnionych do kontaktu w celu wykonania niniejszej Umowy.
Dane te Użytkownik podaje podczas podpisywania umowy oraz później podczas komunikacji środkami porozumiewania na odległość bądź osobiście, jak również wprowadzając samodzielnie do Systemu web-car.com. Użytkownik przez cały czas obowiązywania umowy ma prawo dostępu do treści swoich danych osobowych, prawo do ich sprostowania i usunięcia poprzez dowolny kanał komunikacji. Zastrzega się jednak, że na potrzeby realizacji umowy Użytkownik zobowiązany jest informować firmę GLOBAL GPS o swoich aktualnych danych do kontaktu.
Dodatkowo, w Systemie web-car.com użytkownik ma możliwość zdefiniowania powiadomień (e-mail, SMS) lub raportów wysyłanych na e-mail podając w tym celu numer telefonu lub adres e-mail, na który mają być wysyłane powiadomienia bądź raporty. Dane te zostają zapisane w bazie danych Systemu web-car.com i są wykorzystywane wyłącznie do automatycznego generowania powiadomień zgodnie z definicją Użytkownika. Użytkownik może samodzielnie w dowolnym momencie usunąć z systemu definicję powiadomienia lub raportu wraz z adresem e-mail lub numerem telefonu.
W sprawie szczegółowych informacji na temat danych osobowych Użytkownika prosimy o kontakt pod adresem poczty elektronicznej: info@globalgps.pl lub telefonicznie pod numerem infolinii 501 172 407.
Dane kierowców z tachografu
Zawierając Umowę Użytkownik powierza dane osobowe kierowców (Użytkowników Monitorowanych) prowadzących jego pojazdy firmie GLOBAL GPS – udostępniając je poprzez podłączenie Terminali GPS do swoich pojazdów oraz wpisując ich imiona i/lub nazwiska w aplikacji Systemu web-car.com. Firma GLOBAL GPS nie jest odbiorcą tych danych ani ich Administratorem i nie wykorzystuje ich we własnym imieniu, a jedynie w celu świadczenia Usługi. Użytkownik zobowiązany jest we własnym zakresie do przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych względem Użytkowników Monitorowanych, w szczególności do uzyskania ich zgody na przetwarzanie danych osobowych do ww. celów.
W miarę możliwości GLOBAL GPS zobowiązuje się pomagać w niezbędnym zakresie Użytkownikowi wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą i której dane znajdują się w zbiorze powierzonym przez Użytkownika.
JAKIE TO DANE?
Numery kart, imiona i nazwiska Użytkowników Monitorowanych (kierowców) wraz z lokalizacją, informacjami o pojeździe (numer rejestracyjny, VIN) i jego stanie (stan silnika, wartości liczników i parametrów bieżących zgodnie z wykazem dostępnym w aplikacji Systemu web-car.com).
JAK JE OTRZYMUJEMY?
Dane są automatycznie przesyłane przez Terminal GPS z pojazdów Użytkownika na serwery Systemu web-car.com i tam przechowywane.
W JAKIM CELU JE PRZETWARZAMY?
Dane zebrane przez Terminale GPS są przetwarzane w celu zaprezentowania ich Użytkownikowi w czytelnej formie w postaci raportów, diagramów, pozycji na mapie itp., czyli dostarczenia Użytkownikowi Usługi. Usługa, o której mowa, to m.in. wskazanie kierowcy prowadzącego pojazd (w chwili obecnej oraz w przeszłości), raporty podsumowujące pracę pojazdu i/lub kierowcy, ocena stylu jazdy kierowcy.
W JAKI SPOSÓB DANE TE SĄ PRZETWARZANE?
Dane dotyczące kierowców są zapisywane w bazach danych Systemu web-car.com, skąd są udostępniane Użytkownikowi poprzez aplikację internetową Systemu web-car.com w postaci:
– listy kierowców, którzy prowadzili pojazdy Użytkownika
– wizualizacji na mapie trasy pojazdu z zaznaczeniem kierowcy, który w danym okresie prowadził pojazd
– raportów podsumowujących pracę kierowców lub pojazdów.
Użytkownik ma dostęp wyłącznie do danych kierowców, którzy prowadzili jego pojazdy (tj. pojazdy, w których zamontowano Terminale GPS zgodnie z Umową). Uznaje się, że kierowca prowadził pojazd, jeśli choć raz włożył do tachografu swoją kartę kierowcy.
Dane z tachografu są również przetwarzane w celach statystycznych (anonimowo) koniecznych do zapewnienia prawidłowego działania systemu i polepszania jakości usług (np. monitorowanie funkcji udostępnianych przez poszczególne modele tachografów, opracowywanie nowych funkcjonalności, naprawa błędów).
JAK DŁUGO SĄ PRZETWARZANE I PRZECHOWYWANE?
Dane są przetwarzane przez System web-car.com przez okres określony w Umowie bądź do momentu rozwiązania Umowy z dowolnej przyczyny (co nastąpi szybciej). Po upłynięciu tego okresu dane mogą być jeszcze przechowywane przez okres 1 miesiąca w postaci automatycznie generowanych kopii zapasowych, których wykonywanie jest niezbędne dla zapewnienia ciągłości i stabilności pracy Systemu web-car.com. Dane przechowywane w kopii zapasowej nie są dostępne ani Użytkownikowi, ani obsłudze systemu web-car.com.
Wybrane dane mogą być przechowywane dłużej, jeśli szczególne przepisy prawa krajowego lub UE nakładają obowiązek ich dłuższego przechowywania (wyłącznie dla rodzaju danych, którego te przepisy dotyczą).
KTO MA DOSTĘP DO DANYCH OSOBOWYCH?
Dane osobowe Użytkownika i Użytkowników Monitorowanych chronione są hasłem dostępowym Użytkownika do Systemu web-car.com. Osoba, która zna login i hasło do Systemu web-car.com – ma dostęp do danych osobowych Użytkownika. Dlatego bardzo ważne jest, aby Użytkownik przestrzegał zasad bezpieczeństwa dotyczących dostępu do aplikacji Systemu web-car.com (patrz: następny rozdział). Nieprzestrzeganie tych zasad może spowodować, że osoby nieupoważnione uzyskają dostęp do danych osobowych Użytkownika i Użytkowników Monitorowanych, za co GLOBAL GPS nie ponosi odpowiedzialności.
Użytkownik może udostępniać zebrane dane osobom trzecim poprzez samodzielne utworzenie im dodatkowego konta w Systemie web-car.com lub przekazanie sekretnego linku bądź w inny sposób uzgodniony z dostawcą Usługi. Użytkownik udostępnia te dane według własnego uznania i na własną odpowiedzialność.
Udostępnianie danych może zostać w dowolnym momencie przerwane przez Użytkownika w taki sam sposób, w jaki zostało udzielone (odpowiednio poprzez zablokowanie dodatkowego konta lub dezaktywację sekretnego linku).
Zasady bezpieczeństwa dotyczące dostępu do aplikacji Systemu web-car.com
- Użytkownik przy zawarciu Umowy otrzymuje login (konto główne) i tymczasowe hasło dostępowe do aplikacji Systemu web-car.com. Otrzymane hasło Użytkownik powinien zmienić niezwłocznie po otrzymaniu, najlepiej przy pierwszym zalogowaniu się do Systemu web-car.com (zakładka „Zmień hasło” w panelu „Ustawienia”).
- Hasło do konta głównego powinno być mocne (zawierać małe i wielkie litery, cyfry oraz znaki specjalne) i odpowiadać poziomowi ochrony, jakiego wymagają dane przechowywane w Systemie web-car.com z punktu widzenia Użytkownika.
- Podczas logowania do Systemu web-car.com Użytkownik powinien zwrócić uwagę, czy przeglądarka internetowa wyświetla informację o ważnym certyfikacje SSL dla Systemu web-car.com. Najczęściej jest to symbol zielonej kłódki wyświetlany na pasku koło adresu strony internetowej (w tym przypadku: https://www.m.globalgps.pl/…).
- Udostępniając dane z Systemu web-car.com innym podmiotom Użytkownik powinien tak skonfigurować konto tworzone dla nowego użytkownika, aby nie udostępniać mu danych, do których nie powinien mieć dostępu (zgodnie z polityką Użytkownika).
- Każde konto w Systemie web-car.com powinno być używane wyłącznie przez jedną osobę i hasło do niego powinna znać wyłącznie ta jedna osoba.
- W przypadku zapisywania haseł do kont Systemu web-car.com w przeglądarce internetowej, Użytkownik powinien zadbać o należyte zabezpieczenie dostępu do swojego komputera (mocne hasło, aktualny program antywirusowy, wykonywanie zalecanych aktualizacji systemu operacyjnego i przeglądarek internetowych).
- W przypadku podejrzenia, że osoba trzecia mogła poznać hasło Użytkownika do Systemu web-car.com, Użytkownik powinien niezwłocznie zmienić hasło.
- W przypadku, gdyby System web-car.com odmawiał dostępu Użytkownikowi mimo wpisania poprawnego loginu i hasła (podejrzenie, że osoba nieuprawniona uzyskała dostęp do konta), Użytkownik powinien niezwłocznie skontaktować się z Obsługą Techniczną GLOBAL GPS w celu ustalenia nowego hasła.
W przypadku trudności w obsłudze aplikacji Systemu web-car.com oraz wątpliwości w kwestiach bezpieczeństwa pomocą służy Obsługa Techniczna GLOBAL GPS.
Bezpieczeństwo danych osobowych zapewniane przez GLOBAL GPS
GLOBAL GPS zobowiązuje się, przy przetwarzaniu danych osobowych, do ich zabezpieczenia przez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanym z przetwarzaniem danych osobowych danego rodzaju.
Dane osobowe są przechowywane na własnych serwerach firmy GLOBAL GPS, których systemy bezpieczeństwa uniemożliwiają dostęp osobom nieuprawnionym.
Komunikacja między komputerem Użytkownika a serwerami Systemu web-car.com jest szyfrowana i zabezpieczona certyfikatem SSL.
Dostęp do baz danych jest zabezpieczony dwustopniowo i zastrzeżony jedynie dla upoważnionych programistów i administratorów przeszkolonych w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa danych. Dostęp do danych osobowych przez upoważnionych pracowników obsługi technicznej również zabezpieczony jest dwustopniowo i odbywa się połączeniem szyfrowanym. GLOBAL GPS zapewnia, że wszystkie osoby faktycznie bądź potencjalnie mające dostęp do serwerów Systemu web-car.com są pisemnie zobowiązane do zachowania tajemnicy i przestrzegania zasad bezpieczeństwa.
Serwery Systemu web-car.com znajdują się w klimatyzowanym i monitorowanym (24h na dobę) pomieszczeniu serwerowni wyposażonej w nowoczesne systemy przeciwpożarowe oraz kontroli dostępu. Regularnie wykonywane kopie zapasowe zapewniają, że dane nie ulegną zniszczeniu w razie awarii sprzętu.
Dane zapisane w treści umów z Użytkownikami są przechowywane w zamkniętym pomieszczeniu niedostępnym dla osób nieupoważnionych.
Serwery systemu web-car.com znajdują się wyłącznie na terenie Rzeczpospolitej Polskiej, a dane nie są przekazywane do innych państw. Jednakże każdy Użytkownik ma dostęp do swoich danych (poprzez swoje konta w Systemie web-car.com) z dowolnego komputera podłączonego do sieci Internet w dowolnym kraju, które w takim przypadku przesyłane są przy użyciu infrastruktury państwa, w którym Użytkownik się znajduje. W przypadku przebywania pojazdu Użytkownika za granicą, dane przesyłane są z wykorzystaniem infrastruktury tego państwa (dane dotyczące wyłącznie pojazdu i Użytkownika Monitorowanego, którzy znajdują się za granicą).
W przypadku podejrzenia, że osoby nieupoważnione mogły uzyskać dostęp do danych osobowych, GLOBAL GPS zobowiązuje się poinformować o tym fakcie Użytkownika oraz odpowiednie organy państwowe. Nie dotyczy to sytuacji, w której Użytkownik własnym działaniem udostępnia dane osobowe osobom trzecim lub niewłaściwie je chroni.
Użytkownikowi przysługuje prawo do żądania od GLOBAL GPS wszelkich informacji niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków ciążących na Podmiocie przetwarzającym (w świetle art. 28 Rozporządzenia „RODO”) oraz prawo do przeprowadzania audytów, w tym inspekcji, w godzinach pracy GLOBAL GPS pod warunkiem zgłoszenia żądania z min. 7-dniowym wyprzedzeniem. Zakres audytu/inspekcji nie może naruszać praw innych Podmiotów, których dane osobowe są przetwarzane przez GLOBAL GPS, zakłócać pracy Systemu web-car.com ani działalności Podmiotu przetwarzającego.